Mau bang du tru kinh phi to chuc su kien chuan 2024

 

Lập một bảng dự trù kinh phí chi tiết là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện. Bảng dự trù không chỉ giúp bạn kiểm soát chi phí mà còn giúp bạn lên kế hoạch chi tiêu hợp lý, tránh tình trạng phát sinh ngoài dự kiến. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lập một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả và chi tiết cho sự kiện của mình.

Cách lập mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

1. Xác định mục tiêu và quy mô sự kiện

• Mục tiêu: Sự kiện nhằm mục đích gì? Khai trương, hội nghị, sinh nhật,...

• Quy mô: Số lượng khách mời dự kiến, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra.

2. Liệt kê các hạng mục chi phí

• Chi phí cố định:

• Địa điểm: Thuê địa điểm, trang trí, điện nước.

• Âm thanh, ánh sáng: Thuê thiết bị, nhân lực vận hành.

• Sân khấu: Thiết kế, thi công, trang trí.

• Bàn ghế: Thuê hoặc mua.

• Vật phẩm trang trí: Bóng bay, hoa, banner,...

• In ấn: Thiệp mời, banner, backdrop,...

• Phí cấp phép: Nếu cần thiết.

• Chi phí biến động:

• Tiệc: Thực đơn, đồ uống, nhân viên phục vụ.

• Quà tặng: Cho khách mời.

• Vận chuyển: Đưa đón khách, vận chuyển thiết bị.

• Marketing: Quảng bá sự kiện.

• Phí dịch vụ: MC, ca sĩ, nhóm nhảy,...

• Phí phát sinh: Các chi phí không lường trước được.

3. Dự toán chi phí cụ thể cho từng hạng mục

Nghiên cứu thị trường: So sánh giá cả của các nhà cung cấp dịch vụ.

• Lựa chọn nhà cung cấp: Chọn những đơn vị uy tín, giá cả hợp lý.

• Đàm phán: Thương lượng giá cả và các điều khoản hợp đồng.

4. Lập bảng dự trù chi tiết

• Tên hạng mục chi phí

• Số lượng

• Đơn giá

• Thành tiền

• Ghi chú

5. Tổng hợp và phân tích

• Tổng chi phí dự kiến: Cộng tất cả các thành tiền lại.

• So sánh với ngân sách: Kiểm tra xem tổng chi phí có phù hợp với ngân sách đã đặt ra hay không.

• Điều chỉnh: Nếu cần, điều chỉnh lại các hạng mục chi phí để phù hợp với ngân sách.

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chuẩn

STT	Hạng mục chi phí	Mô tả chi tiết	Số lượng	Đơn giá (VNĐ)	Thành tiền (VNĐ)	Ghi chú
1	Địa điểm	Thuê địa điểm, trang trí, điện nước...
2	Âm thanh, ánh sáng	Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu...
3	Trang trí	Bàn ghế, sân khấu, hoa tươi, backdrop...
4	Tiệc	Thực đơn, đồ uống, nhân viên phục vụ...
5	In ấn	Card mời, backdrop, standee, biển chỉ dẫn...
6	Quà tặng	Quà tặng cho khách mời, người tham gia...
7	Vận chuyển	Vận chuyển thiết bị, đồ dùng, khách mời...
8	Marketing	Quảng cáo, truyền thông, PR...
9	Phí dịch vụ	MC, ca sĩ, nhóm nhảy, chụp ảnh, quay phim...
10	Phí phát sinh	Chi phí không lường trước được				Dự trù 5-10% tổng chi phí
	Tổng cộng

Việc lập một bảng dự trù chi phí chi tiết là một trong những bước quan trọng nhất khi tổ chức một sự kiện. Bằng cách làm theo các bước hướng dẫn trên, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về ngân sách và đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Nguồn: https://luxevent.net/bang-du-tru-kinh-phi-to-chuc-su-kien/